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媒体入稿・処理マニュアル

入稿作業の全体像と、各媒体の具体的な入稿手順をまとめた業務マニュアルです。まずこのページで共通フローを覚え、実作業では「媒体別マニュアル」から該当媒体を開いて進めてください。ID・パスワードはクリックするとコピーされます。下のページ送りボタンで順番に読み進められます。

案内役

1業務の全体像と共通基本フロー

入稿依頼が届いてからすべての処理が完了するまでの共通フローです。シートの連携漏れは大きなトラブルにつながるため、必ず1ステップずつ確認しながら進めてください。

1

入稿依頼メールの受信と「MailDealer」仕分け

営業担当者または広告代理店から、メールで入稿依頼(新規申込・プラン変更・中止・閉店など)が届きます。受信したメールは、MailDealer 内で内容に応じて直ちに以下のフォルダへ仕分けます。

メールの内容移動先フォルダ補足
ヘブン関係(プランの変更・更新)「関口」即時移動。画像変更やサイト内の細かい修正は、メール処理ではなく各サイトの管理画面から変更依頼を行う
ヘブン以外の入稿・変更「関口」一度すべて移動させてから処理を開始する
請求書関連「請求書」
媒体継続関連「媒体継続」移動後、速やかに「継続確認シート」へ入力する
判断がつかないもの「小寺」
迷惑メール(SPAM)の削除判定
次の3種類は削除で確定です。①カード会社・銀行・税務署を騙るフィッシングメール ②「野郎WORK」などの求人系で本文に店舗名の記載がないもの ③「号外系」のメルマガ。
少しでも判断に迷う場合は、自己判断で削除せずそのまま残しておいてください。
削除は慎重に! カード会社・銀行・税務署を名乗るメールはぜんぶ偽物。でも「これ迷惑メールかな…?」と少しでも迷ったら、消さずに残しておくのが正解です。

完了メール(入稿完了・変更完了)が届いたときの転送

媒体または代理店から「入稿完了」「変更完了」などの連絡が届いた場合は、その店舗の営業担当へ転送します。

  • 代理店案件の店舗の場合は、当該代理店へ転送します。
転送前に必ず削除する
代理店へ転送する際は、入稿先の代理店情報と「FW(転送元・転送経路)」の部分を絶対に削除してから送ってください。どの代理店を経由して入稿しているかが相手に伝わってしまうのを防ぐためです。

アナウンスメールの作成

アナウンスメールは、システムの「全体アナウンス」→「新規作成」から作成します。ここに登録すると、営業担当へ自動でメールが送付されます。

全体アナウンス 新規作成画面
全体アナウンス(右上「+ 新規作成」から登録・クリックで拡大)

媒体継続確認の登録

媒体から継続確認・締切メールが届いたら、以下の2か所に登録します。どちらもメールに記載の締切日の「1日前」に設定してください。

登録先設定内容
① 全体アナウンスの「締切」締切日の1日前に登録する
代理店管理システムの商品の締切(重要)同じく締切日の1日前に登録する
2

指定方法での入稿・変更実行

仕分けたメールの内容(店舗名・媒体名・処理区分)を確認し、「媒体別マニュアル」で該当媒体を開いて、サイト入稿またはメール転送入稿の正しい手順で申請します。

3

完了後の3大シート登録・連携(最重要)

入稿処理が完了したら、作業完了の証跡と売上連動のため、必ず次の3つの連携を行います。

  1. 詳細記入シートへの即時記録 — 入稿を実行したその場で、詳細記入シートへ案件の情報を記入します。詳細記入シート(URL未設定)
  2. 営業シートの確認と Discord 催促 — 営業側の共有フォルダにある各シートに情報が記載されているか確認します。未記入なら、担当営業へ Discord で速やかに記入を促します。営業フォルダ(URL未設定)
  3. 売上シートへの反映(閲覧・報告のみ) — 売上シートの直接編集権限は小寺のみが保有しています。未権限者は内容に間違いがないかの確認・報告を行います。
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アカウント管理

アカウントの追加・削除は即時反映されます。同じログインIDで追加すると、そのIDのパスワード・権限が上書きされます。

ログインID権限作成日
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