1業務の全体像と共通基本フロー

入稿依頼が届いてからすべての処理が完了するまでの共通フローです。シートの連携漏れは大きなトラブルにつながるため、必ず1ステップずつ確認しながら進めてください。

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入稿依頼メールの受信と「MailDealer」仕分け

営業担当者または広告代理店から、メールで入稿依頼(新規申込・プラン変更・中止・閉店など)が届きます。受信したメールは、MailDealer 内で内容に応じて直ちに以下のフォルダへ仕分けます。

メールの内容	移動先フォルダ	補足
ヘブン関係(プランの変更・更新)	「関口」	即時移動。画像変更やサイト内の細かい修正は、メール処理ではなく各サイトの管理画面から変更依頼を行う
ヘブン以外の入稿・変更	「関口」	一度すべて移動させてから処理を開始する
請求書関連	「請求書」	—
媒体継続関連	「媒体継続」	移動後、速やかに「継続確認シート」へ入力する
判断がつかないもの	「小寺」	—

迷惑メール（SPAM）の削除判定
次の3種類は削除で確定です。①カード会社・銀行・税務署を騙るフィッシングメール ②「野郎WORK」などの求人系で本文に店舗名の記載がないもの ③「号外系」のメルマガ。
少しでも判断に迷う場合は、自己判断で削除せずそのまま残しておいてください。

削除は慎重に！　カード会社・銀行・税務署を名乗るメールはぜんぶ偽物。でも「これ迷惑メールかな…？」と少しでも迷ったら、消さずに残しておくのが正解です。

完了メール（入稿完了・変更完了）が届いたときの転送

媒体または代理店から「入稿完了」「変更完了」などの連絡が届いた場合は、その店舗の営業担当へ転送します。

• 代理店案件の店舗の場合は、当該代理店へ転送します。

転送前に必ず削除する
代理店へ転送する際は、入稿先の代理店情報と「FW（転送元・転送経路）」の部分を絶対に削除してから送ってください。どの代理店を経由して入稿しているかが相手に伝わってしまうのを防ぐためです。

アナウンスメールの作成

アナウンスメールは、システムの「全体アナウンス」→「新規作成」から作成します。ここに登録すると、営業担当へ自動でメールが送付されます。

媒体継続確認の登録

媒体から継続確認・締切メールが届いたら、以下の2か所に登録します。どちらもメールに記載の締切日の「1日前」に設定してください。

登録先	設定内容
① 全体アナウンスの「締切」	締切日の1日前に登録する
② 代理店管理システムの商品の締切（重要）	同じく締切日の1日前に登録する

2入稿方法の2大タイプと業務分担

• サイト入稿 — 指定の管理画面や専用の申請フォームにログインし、画面上の規定フォームに従って入力・申請するタイプ。
• メール転送入稿 — 指定の広告代理店・媒体元の担当者アドレスへ、依頼内容や必要ファイルを添付・転送するタイプ。

社内業務分担表

入稿・変更処理やレポート作成などの実務は関口が担当し、売上・経費などのバックオフィス管理は小寺が担当する体制です。

担当の目安　入稿・変更・レポートの実務は関口、売上・経費・請求まわりは小寺。迷ったらまず自分の担当かどうかをこの表で確認しましょう。

4月周期の周辺実務（継続確認・月末月初処理）

① 媒体の継続確認アナウンス業務

各媒体から、次月度の「継続確認・締切メール」が届きます。

• 社内（営業）へのアナウンス：媒体側から提示された公式締切日の前日までに、担当営業へ Discord で「〇〇媒体の締め切りが明日です」と必ず伝えます。
• 広告代理店へのアナウンス：公式締切の1週間前に継続対象の店舗リストを作成して締切を伝え、さらに前日に最終リマインドを徹底します。
• 媒体への継続報告：報告方法は媒体ごとに異なりますが、基本はメール添付ファイルの形式(Excelなど)の通りにデータを更新し、締切日までに返信・報告します。

各媒体元の公式締切日目安（スケジュールマップ）

毎月この日付周辺で動くため、カレンダーの入力シートとあわせて先回りで動いてください。継続管理カレンダー（URL未設定）

② 月末月初の請求書・売上付け合わせ業務

• 請求書の付け合わせ確認：月末に営業担当者から上がってくる「エンド向け請求書」と社内の「売上表」のデータ(金額・店舗名・プラン)を照合し、相違がないか確認します。
• 代理店向け請求書の作成と格納：売上表から該当商品を抽出し、各広告代理店(月末請求分)への請求書を作成します。完成した請求書データは指定の DropBOX フォルダへ確実に格納します。

③ 特殊処理：ブクロジム関連の経費明細確認（担当：小寺）

会長から「ブクロジムの経費明細」を渡された際に行う突合作業です。

1. 収支の仕組みを押さえる — 収入は「クレジットカード引き落とし」「現金」「口座引き落とし」の3点のみ。支出は経費のみ。
2. クレジットカード経由の収入は、専用のWebサイトにログインして直接売上データを数字で確認する。
3. 渡された経費明細が、ブクロジム宛のメールに添付されて届く公式ファイルと完全に一致しているか確認する。
4. ジム内設置のコカ・コーラ自動販売機などの売上表データを印刷し、経費書類と一緒に保管する。

ここまで読めたら準備OK！　あとは実際の依頼メールを開いて、①仕分け → ②媒体別マニュアルで入稿 → ③シート連携 の順に進めるだけです。